اقدامات گسترده حوزه اداری مالی در سال های 92 تا 99​

به بهانه سال ها تلاش شبانه روزی دکتر گندمکار معاون سابق اداری مالی دانشگاه، با ایشان گفتگویی صمیمی داشتیم تا این اقدامات شان در این حوزه را از زبان خودشان بیان کنیم:

-         ضمن تشکر از حضرتعالی بابت وقتی که در اختیار ما قرار دادین، بفرمایین چه سالی با مرحوم آیت الله قاضی آشنا شدین و زمینه ورودتون به دانشگاه به چه شکل بود؟

 بنده در سال 64  با معرفی نامه وزارت علوم با تأیید مدیران گروه حقوق و نظر مساعد مرحوم قاضی وارد دانشگاه قم شدم و با توجه به تجربه کارهای آموزشی که در دانشگاه پیام نور داشتم در سال 74 به عنوان مدیرکل آموزش دانشگاه منصوب شدم.

یکی از سختی های ابتدای کار تفاوت های قوانین وزارت علوم با مدرسه عالی قضایی طلاب بود که با زحمت بسیار فراوان طی چندین سال موفق شدیم تا قوانین را انطباق دهیم که بحمدالله موفق شدیم این مشکلات را با ساماندهی خوبی به روال قانونمند تبدیل کنیم و همزمان اقدام به تهیه و تولید نرم افزاری برای جامع و یکسان کردن پرونده های آموزشی کردیم که با سه سال پیگیری و تلاش مداوم به نتیجه رسید و اطلاعات آموزشی دانشجویان در قالب نرم افزار یکپارچه مهیا شود.

مرحوم آیت الله قاضی پس از دکتر شاه نظری، مسئولیت معاونت آموزشی را برعهده اینجانب قرار دادند که تا سال 88 ادامه داشت. در این دوره به مرور بحث توسعه رشته ها، سند 10 ساله توسعۀ آموزشی دانشگاه، رفع مشکل مدارک تحصیلی برخی دانشجویان پیگیری و به نتیجه رسید.

با توجه به اعتماد ریاست فقید دانشگاه و اشراف اینجانب به مسائل دانشگاه علاوه بر اینکه از سوی ایشان در جلسات وزارت علوم از جمله تدوین سند توسعۀ دانشگاه شرکت می کردم به عنوان قائم مقام ایشان نیز منصوب شدم، و پس از ارتحال آیت الله قاضی با نظر وزارت علوم تا زمان انتخاب آیت الله دکتر بهشتی مسئولیت سرپرستی دانشگاه با اینجانب بود. پس از انتصاب دکتر دیرباز به ریاست دانشگاه، از سال 92 تا 99 به عنوان معاون اداری مالی در خدمت دانشگاه بودم.

-         مشکلاتی که در ابتدای پذیرش مسئولیت معاونت اداری مالی وجود داشت در چه زمینه های بود و برای حل آنها به چه شکل برنامه ریزی کردید؟

برنامه اینجانب در ابتدای پذیرش مسئولیت بازنگری و ارتقاء در تمام امور اداری و مالی دانشگاه بود و از آنجا که یکی از ابزارهای پیشرفت دانشگاه استفاده از نرم افزارهای به روز و کارآمد است، در ابتدای کار، به روزشدن نرم افزار بخش های مختلف دانشگاه در اولویت قرار گرفت تا ویژگی ارتباط با سایر نرم افزارهای مورد نظر برای برنامه ریزی های کلان دانشگاه را هم داشته باشد.

در مرحله بعد برنامه ریزی برای ایجاد شفافیت بیشتر هم برای پاسخگویی بهتر به حوزه خود و هم دستگاه های نظارتی شدیم که در این خصوص تبیین فرآیندهای مورد نظر در برنامه قرار گرفت که هر فرآیند از ابتدای شروع تا پایان در تمام مراحل شفاف و قابل پیگیری باشد که در همین خصوص علیرغم سختی های زیاد اقدامات خوبی انجام شد که منجر به رفع نیازهای موجود در زمینه نرم افزارهای مشترک در بین حوزه های مختلف دانشجویی، آموزش و اداری مالی صورت بگیرد که برای انجام تصمیم گیری های کلان دانشگاه امری لازم و سازنده بود.

شفاف سازی ها هم بر مبنای همین فرآیند می توانست هدفمند باشد و گزارشات بر مبنای نیازهای مورد هدف که تصمیم گیری برای امور کلان دانشگاه بود شروع شد که همین موضوع موجب اعتماد بیشتری از سوی دیوان محاسبات کشور گردید که الحمدالله مشکلات زیادی در این زمینه مرتفع شده است.

در حوزه کارگزینی هم با انتخاب مهندس محمودی هدف های بسیار مهمی که داشتیم محقق شد و به مرور نیروهای انسانی با توانمندی هایی که داشتند در پست های مناسب منتصب شدند.

موضوع دیگر بحث بازمهندسی نظام مالی دانشگاه بود که از جمله کارهای ماندگار هست که تا مراحل خوبی پیش رفته و انتظار می رود به همین شیوه ادامه پیدا کند که به مرحله کمال خود برسد و جزو دانشگاه های معتبر کشور در این زمینه باشیم. یکی از اهداف این کار نیز ارتباط مؤثر و هدفمند تمام قسمت های دانشگاه بود که با توجه به گسترش حوزه مالی در تمام بخش های دانشگاه، برآورد میزان هزینه تمام شده هر بخش و قسمت و خروجی گزارش مناسب برای برنامه ریزی های اداری مالی بود که با انجام اقدامات گسترده و بسیار سخت این موضوع نیز محقق شد و بازمهندسی انجام شده در تسریع روند گزارش دهی بسیار مفید بود.

بطور مثال بهای تمام شده در هر موضوع و حتی رشته های تحصیلی هر گروه نیز قابل رصد است که یک رشته درس مشخص در طول یک ترم چقدر هزینه دارد و این برای مدیریت منابع مالی و عملکردی دانشگاه بسیار کمک کننده می باشد.

در گام بعد که حسابداری تعهدی است، برای کنترل هزینه ها، می بایست در مبدأ، ایجاد تعهدات شناسایی شود. یعنی در واقع با توجه به بودجه ای که داریم و هزینه ای که می خواهیم بکنیم یک تعهدی ایجاد می شد و آیا تعهدات ایجاد شده هماهنگی با ظرفیت مالی دارد یا خیر؟

به همین منظور برای ایجاد تعادل و توازن و چاره اندیشی مناسب برای تأمین و انجام پروژه ها اقدام به استقرار حسابداری تعهدی کردیم که شکاف های موجود در این زمینه را برطرف کرد.

گام بعدی نیز ایجاد نظام یکپارچه اطلاعاتی بود که بالاترین مقام دانشگاه بتواند تمام ریز هزینه های هر اقدام تعریف شده را در داشبورد مدیریتی رصد کند تا اگر قسمتی نیاز به بازنگری و پیگیری دارد در زمان مناسب برای رفع مشکل آن اقدام کرد.

این طرح که با صرف جلسات بسیار متعدد نیروی انسانی و با هزینه کم محقق شد می تواند به عنوان الگویی برای سایر دانشگاه ها باشد تا به بهبود عملکرد و بهره وری بیشتر آنها و پاسخگویی نیازهای درون سازمان منجر شود.

در تمام این اقدامات نیز تعاملات بسیار خوبی با سایر معاونت های دانشگاه صورت گرفت که با توجه به اهمیت فرآیند مذکور، ایشان کمک های خوبی برای تحقق این اقدام داشتند.

گام چهارم نیز بودجه ریزی عملیاتی بود که این گام بسیار مهم به عنوان گام چهارم شفاف ساز باقی مانده که انشاءالله محقق شود و برای تحقق سند راهبردی دانشگاه متناسب با اهداف این موضوع حتماً پیگیری شود تا به نتیجه برسد.

-         انجام همزمان این گام ها امکان پذیر بود؟

در آن مقطع زمانی این موضوع بسیار ضروری بود چون چالش های زیادی در زمینه های مختلف وجود داشت و تسریع حل این شکاف ها بسیار مهم بود زیرا منجر به اعتماد بیشتر سازمان های بالادستی مانند سازمان برنامه و بودجه و وزارت علوم به دانشگاه شد زیرا موجب اثبات توانمندی های دانشگاه و در ارائه طرح های علمی و کار شده بود که نشان می داد دانشگاه برای نیل به اهداف بلند مدت خود برنامه ریزی دقیق دارد.

از طرفی کلمه نمی شود را من باور ندارم و به همین جهت می دانستم کار سخت هست اما شدنی است، با همین باور و با کمک همکاران و با اراده و برنامه ریزی توانستیم این اقدامات بسیار مهم را انجام دهیم.

توسعه طرح های عمرانی به دلیل افزایش تعداد دانشجو و ارائه خدمات آموزشی و رفاهی مناسب، نیاز داشت تا به سرعت محقق شود و برای ارتقای دانشگاه در تمام زمینه ها تحقق این امور در کمترین زمان ضروری بود و علیرغم سختی­های زیاد الان به عنوان یک خاطره ای که محقق شده از آن یاد می­کنیم.

و حتی بعضی دوستان پیامک کاری بنده را ساعت 2 شب دریافت می کردند که موجب رنجش ایشان هم می شده اما با تمام وجود دغدغه داتشم که تمام مشکلات موجود با بهترین حالت برطرف شود.

یک مدیر م​​​حافظه کار با توجه به بودجه اقدام می­کند و نبودن بودجه دلیلی می شود که اقدامات بعدی بسیار کند پیش برود، اما اینکه بیش از توان مالی تعهد ایجاد بکنیم و بخواهیم پاسخگوی سازمان های بالادستی باشیم یک ریسک دارد اما بلطف خدا راه هایی باز شد و مسائل حل شد.

-         در پایان اگر صحبت خاصی دارید بفرمایید.

از تمام همکاران و مدیرانی که با درک وضعیت موجود، کمک های شایانی کردند تا این موارد اصلاح شود و برای پیشرفت دانشگاه سختی ها را به جان خریدند تشکر ویژه می­کنم. نکته آخر اینکه تمام این اقدامات مستمرا رصد شود و ادامه پیدا کند و برای موارد بیشتر برنامه ریزی کند. برای تمام همکاران آرزوی توفیق روز افزون دارم.