به گزارش واحد خبر روابط عمومی دانشگاه قم، سامانه مدیریت اسناد در راستای هوشمندسازی اسناد دانشگاه خریداری شده است، به این وسیله کلیه اسناد دانشگاه اعم از اسناد پرسنلی، آموزشی، پژوهشی و اداری دانشگاه به شکل دیجیتالی در دسترس کاربران قرار خواهد گرفت.

 

پراکندگی و حجم بالای اسناد ایجاب می‌کرد که ذخیره و بازیابی آن‌ها مورد توجه مسئولان قرار گیرد، بروزرسانی اسناد یکی از مسائل مهم در جامعه اطلاعاتی است و لازم است کاربران به آخرین و جدیدترین نسخه‌های اسناد دسترسی داشته باشند که در صورت دیجیتالی شدن اسناد دانشگاه این امر به راحتی امکان‌پذیر خواهد بود.

 

در این فرآیند علاوه بر ذخیره و بازیابی، نظارت بر اسناد نیز به راحتی امکان‌پذیر است؛ این سامانه دارای قابلیت‌های متعددی است که امکان ذخیره‌سازی اسناد گوناگون اعم از اسناد متنی، عکسی، ویدئویی و... به راحتی امکان‌پذیر هست.

 

همچنین این سامانه قابلیت‌های دسترسی به اسناد را از طریق فیلدهای مختلف امکان‌پذیر می‌سازد.

 

بارگذاری اسناد در نرم‌افزار مدیریت اسناد دانشگاه از تیرماه آغاز شده و در این مدت بیش از ۴۰۰۰ سند از بخش‌های مختلف از جمله هیات امناء، حوزه ریاست، روابط عمومی، دبیرخانه، کارگزینی، طرح و برنامه و..... وارد سامانه شده است.

 

سامانه داشبورد دانشگاه دومین سامانه بود که در این مراسم رونمایی شد؛ این سامانه به سامانه‌های مختلف دانشگاه اعم از چارگون، گلستان (آموزشی و پژوهشی)، سامانه تغذیه و... متصل بوده و داده‌های مورد نیاز را از آن‌ها دریافت و به صورت یکپارچه در اختیار مدیران دانشگاه قرار می‌دهد.

 

داشبورد اطلاعات، تصمیم‌گیری را در دو سطح اطلاعات استراتژیک و اطلاعات مدیریتی ارائه می‌کند؛ در داشبورد مدیریتی دانشگاه، دسترسی در سه سطح تعریف می‌شود.

در ادامه سامانه هوشمند فرادید به عنوان سومین سامانه رونمایی شد؛ این سامانه یک ربات دستیار هوشمند است که اطلاعات را، به شکل متنی و صوتی از کاربران دریافت کرده و پاسخ آن را پس از دریافت از سامانه اطلاعاتی سیستم به صورت متن، صوت و جدول در اختیار کاربر قرار می‌دهد، اطلاعات صوتی نیز ارائه می‌کند و کاربران می‌توانند با انتخاب هر کدام از موارد، اطلاعات جزئی‌ و دقیق‌تری دریافت کنند، همچنین می‌تواند اطلاعات درخواستی مدیران را به شکل‌های متنی، جدولی و گراف ارائه کند.

 

 

در این سامانه از هوش مصنوعی استفاده شده و مسئولان می‌توانند اطلاعات مورد نیاز خود را برای هرگونه تصمیم‌گیری درباره رشته‌ها، دانشکده‌ها، پرسنل، اعضای هیات علمی و وضعیت دانشگاه از سیستم اخذ کرده و در شکل‌های مختلف متنی، تصویری، جدول، گراف و یا صوتی دریافت کنند.

 

این سیستم به گونه‌ای طراحی شده که با سوال‌های از قبل طراحی شده رو به رو نیست و مسئولان می‌توانند هر سوالی را در هر زمانی که نیاز است از سیستم بپرسند و پاسخ آن را همان لحظه دریافت کنند.

 

در پایان عملکرد این سیستم با پرسیدن چندین سوال در خصوص وضعیت آموزشی دانشگاه، دانشجویان، رشته‌ها و دانشکده‌ها مورد آزمایش و بررسی قرار گرفت.