اداره دبیرخانه دانشگاه قم یکی از ارزشمندترین وظایف در سازمان‌های اداری - آموزشی است. این اداره مسئولیت‌های مختلفی دارد که شامل موارد زیر است:
وظایف:
ـ انجام کلیه امور مربوط به مکاتبات دریافتی و ارسالی: اداره دبیرخانه مسئول مدیریت و ساماندهی مکاتبات داخلی و خارجی دریافتی و ارسالی دانشگاه است.
ـ در حال حاضر سامانه ERP مربوط به دانشگاههای زیر مجموعه وزارت علوم، تحقیقات و فناوری ، سامانه ECE وشبکه دولت جهت ارسال و دریافت مکاتبات دانشگاه با سایر دانشگاهها و موسسات آموزش عالی و غیرانتفاعی و همچنین کلیه دستگاهها دولتی در سطح کشور مورد استفاده می باشد. ضمن اینکه جهت ارسال و مراسلات نیز از خدمات شرکت پست جمهوری اسلامی استفاده می گردد.
ـ ثبت و بایگانی: ثبت، بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک دانشگاه از وظایف اصلی این اداره است.
ـ هماهنگی جلسات: اطلاع رسانی و هماهنگی جلسات، کنفرانس‌ها، همایشهای داخلی ، ملی و بین المللی وسایر موارد از قبیل نشست‌های دانشگاهی برعهده دبیرخانه است.
ـ پیگیری مصوبات: پیگیری و اجرای مصوبات و تصمیمات اتخاذ شده در جلسات از دیگر وظایف این اداره می‌باشد.
ـ تصمیم‌گیری در مکاتبات: اداره دبیرخانه مجاز به تصمیم‌گیری و صدور نامه‌ها و مکاتبات بر اساس دستورالعمل‌های مشخص در سیستم اداری است.
